Organização e Arquivo
– resumo das aulas 01 e 02 (13 e 20/03/2013)
Se
alguém da sua família fosse descrever você, o que diria? E se fosse descrever
seu guarda-roupa, sua sapateira ou seu ambiente de estudos, o que diria sobre
você? Pense
um pouco e escreva.
A
organização pode ser entendida como um ato de disciplina que se desenvolve
conforme passamos a perceber sua importância na vida pessoal, na vida acadêmica
e na vida profissional.
Documento
Registro a ser consultado em momento oportuno; marcam presenças e ações
diversas; todo documento é uma fonte de informação. Exemplos: livro, revista,
jornal, manuscrito, medalha, fotografia, filme, disco, fita magnética e outros.
“Em sentido
amplo, a documentação tem
por finalidade reunir
e organizar todos os
conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o
desenvolvimento da ciência e da tecnologia. A finalidade da
documentação, na maioria
dos casos, depende da
forma como foi organizada e de como é utilizada” (MEDEIROS,
João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. São Paulo: Atlas, 2004. p.
211.).
É
a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma
ATIVIDADE.
O
documento pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou
Composto (Processo).
Os
primeiros documentos de uma pessoa são: Certidão de nascimento; Carteira de
Vacinação; Boletim Escolar; RG; CPF e outros.
Alguns
documentos são registros históricos muito antigos, outros deixam de existir com
o tempo.
Os documentos podem
ser:
— Textuais: manuscritos, digitados,
datilografados ou impressos;
— Cartográficos: formatos e dimensões
variadas, contém representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia:
mapas, plantas, perfis.
— Iconográficos: feitos em suporte
sintético, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas: fotografias
(diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
— Filmográficos: feitos em películas
cinematográficas, e fitas magnéticas de imagens (tapes), com ou sem trilhas
sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento:
filmes e fitas videonagnéticas;
— Sonoros: dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos: discos e fitas audiomagnéticas;
— Micrográficos: documentos em suporte
filmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de
técnicas específicas: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;
— Documentos informáticos: documentos
produzidos, tratados e armazenados em computador: disco flexível (disquete),
disco rígido (winchester) e disco óptico.
— Públicos (federal, estadual,
municipal);
— Institucionais (escolas, igrejas
sociedades, clubes, associações);
— Comerciais (empresas, corporações,
companhias);
— Pessoais (fotos de família, cartas, originais
de trabalhos etc).
Arquivo
A Associação de
Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição:
“Arquivo é o conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
Arquivar
é guardar documentos de forma organizada em um arquivo. A organização de um
arquivo segue os princípios básicos de: segurança, previsão, simplicidade,
acesso e flexibilidade.
Orientações
— O arquivo deve proporcionar precisão
para quem o consulta. Assim, quem
organiza um arquivo deve assegurar bom acesso
a quem precisa
utilizá-lo, garantindo que
os documentos sejam localizados com facilidade.
— Para que isso ocorra, o arquivo
precisa ser simples, funcional e de fácil compreensão.
